Personel servis filosunda hakediş hesaplama, iki farklı gelir modeli nedeniyle dikkatli bir ayrım gerektirir: özmal araç ve tedarikçi araç. Bu ikisini karıştırmak, ay sonu raporlarda hem yanlış kâr rakamları hem de gereksiz uzayan kapanış süreleri anlamına gelir.
Özmal araçta hakediş nasıl hesaplanır?
Özmal bir araçta personel servisi hizmeti verirken, müşteriden (fabrika veya kurum) alınan tutarın tamamı firmaya aittir. Bu modelde hakediş hesabı şu şekilde işler:
Sefer sayısı × Birim fiyat = Brüt hakediş tutarı
Brüt tutardan çıkarılan kalemler: KDV ve tevkifat (faturalandırma tipine göre), araç giderleri (yakıt, bakım, sigorta, MTV)
Sonuç: Aracın net kâr veya zararı
Bu hesabı doğru yapabilmek için her seferin o araca özel kaydedilmesi ve araç bazlı gider takibinin düzenli yapılması gerekir.
Tedarikçi araçta hakediş nasıl hesaplanır?
Tedarikçi araçta hakediş hesabı biraz daha katmanlıdır. Firma, müşteriye ait fiyatla hizmet satar; ancak aracı tedarikçisinden kiralar veya alt yükleniciye verdirir. Bu modelde:
Müşteri fiyatı = Tedarikçiye ödenen + Firmanın kazancı (fark)
Hakediş raporunda her iki satır ayrı görünmelidir: müşteriye fatura edilen tutar ve tedarikçiye ödenen tutar. Net kazanç, bu ikisi arasındaki farktır.
En çok yapılan hata: Tedarikçi araç seferlerinin geliri, özmal araç geliriyle aynı şekilde kaydedildiğinde, tedarikçiye ödenen tutar düşülmez. Bu durumda hakediş raporu, gerçekte olmayan bir kâr gösterir.
Karma filoda ay sonu hakediş süreci
Hem özmal hem de tedarikçi araçların bir arada çalıştığı bir personel servis filosunda ay sonu hakediş kapanışı şu adımlarla işlemelidir:
1. Tüm sefer kayıtları tamamlanmış ve doğrulanmış olmalı (tarih, araç, müşteri, iş türü, fiyat)
2. Özmal araçlar için müşteri bazında hakediş hesaplanır
3. Tedarikçi araçlar için müşteri fiyatı - tedarikçi fiyatı farkı hesaplanır, tedarikçiye ödenecek liste çıkarılır
4. Her iki grupta KDV ve tevkifat hesabı yapılır, fatura taslakları hazırlanır
5. Araç ve müşteri bazında kâr/zarar tablosu oluşturulur
Bu adımları elle yapmak, 50+ araçlık bir personel servis filosunda birkaç tam iş günü alır. Sefer verisi baştan doğru sisteme girildiğinde, bu sürecin tamamı otomatikleşir.
Fatura kesimi: fabrikaya mı, firmaya mı?
Personel taşımacılığında fatura bazen doğrudan fabrikaya kesilir, bazen de kurumun tedarik departmanına. Bu ayrım, hem KDV beyannamesi hem de hakediş raporundaki alıcı adı açısından önemlidir. Fatura kesmeden önce müşteri bazında hangi alıcının kullanılacağının sisteme tanımlı olması, her ay bu bilgiyi aramak zorunda kalmamayı sağlar.
Personel servisi hakediş hesaplama sürecinizi otomatikleştirmek için Puantax personel taşımacılığı çözümüne bakın veya demo talep edin.